Miss Koordinasi

Masalah koordinasi dan kekompakan kerja ternyata tidak hanya dialami oleh perusahaan-perusahaan yang bersekala kecil atau menengah dengan system manajemen yang belum tertata secara rapi dan terstruktur dengan baik, namun seringkali hal ini hal ini juga terjadi pada perusahaan-perusahaan yang mempunyai skala nasional dengan berbagai cabang yang tersebar diseluruh Indonesia contohnya yang saya alami di sebuah bank ternama yang semestinya telah memiliki system koordinasi kerja yang tertata dengan baik.

Hal ini saya alami sendiri ketika saya mengajukan proses KPR rumah. Dari proses awal memang tidak mengalami banyak kendala dan pengajuan terus berjalan serta diproses dengan baik hingga akhirnya persetujuan KPR pun disetujui.  Saya mendapatkan informasi bahwa saya sudah dapat melakukan akad kredit dan pihak marketing bank tersebut menyampaikan bahwa akad bisa dilakukan pada hari selasa jam 9, silahkan bapak koordinasi dengan penjual untuk datang pada waktunya.

Untuk kelancaran proses akad ini saya coba melakukan koordinasi dengan pihak penjual dan ya akhirnya waktu yang ditawarkan oleh pihak bank tersebut disetujui, dan pada waktu yang tepat jam 9 saya sudah menyambangi cabang tempat untuk melakukan akad kredit tersebut, dan pada saat yang hampir bersamaan pihak penjual pun datang ketempat yang sama.

Setelah saya konfirmasi dengan pihak staf bank tersebut, saya diminta untuk mengisi absen dan menunggu pelaksanaan proses akad, namun setelah ditunggu selama lebih dari 30 menit belum juga ada tanda-tanda staf bank yang mendekati untuk melaksanakan akad, akhirnya saya melakukan konfirmasi kepada pihak marketing, ternyata ya ampun dia menyampaikan bahwa akad tidak dilaksanakan jam 9 namun nanti jam satu. Alamak saya bilang nih masa kita harus menunggu sampai jam satu siang, tentu saja kami tidak bersedia dan meminta agar segera bisa dilaksanakan, dan kami pun tetap diminta menunggu dan akhirnya kesabaran pihak penjual untuk menunggu pun sudah habis, ia menyampaikan kalau dalam 10 menit belum juga bisa dilaksanakan lebih baik akadnya diundur saja karena kami ada janji juga yang tidak bisa kami tinggalkan, hemmm saya berusaha menahan agar penjual mau bersabar sebentar, namun setelah ditunggu lebih dari 15 menit belum juga ada tanda-tanda akan dilakukan akad dan akhirnya pihak penjualpun pergi meninggalkan kami dan meminta akad diundur saja.

Hemmm dasar-dasar akhirnya akad pun gagal dilaksanakan, dan celakanya waktu pengunduran yang diminta oleh pihak penjual melewati batas waktu yang ditetapkan hingga akhirnya saya harus menunggu permohonan perpanjangan waktu untuk akad, dan proses pengajuan kreditpun akhirnya hampir diulang, hingga akhirnya sampai lah pada waktu kesepakatan untuk melakukan akad yang kedua kalinya.

Tak mau mengulangi kejadian pada rencana akad pertama, saya pun meminta waktu dan agenda agar akad dilaksanakan pada hari yang telah kami sepakati jauh-jauh hari sebelumnya dan pihak bank tersebut mengiyakan, sampai keesokan harinya mau akad saya masih dikonfirmasi hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk melakukan akad.

Keesokan harinya dengan penuh semangat dan sampai bolos kerja, akhirnya kembali saya menunju lokasi tempat akan dilakukannya akad kredit, untung saja saya datang lebih awal dari pada pihak penjual rumah yang akan saya beli tersebut. Ketika saya konfirmasi ke customer service saya diminta untuk menuliskan nama dan menunggu sementara.

Pada saat menunggu datanglah seorang petugas bank dan menanyakan “Apakah bapak mau akad sekarang, dan apakah pihak penjualnya sudah hadir juga ?”. “Ya bu, sesuai dengan konfirmasi sebelumnya kita minta untuk diagendakan akad sekarang dan sudah disetujui”, begitu penjelasan saya pada pihak bank tersebut. “Tapi masalahnya dokumennya belum disiapkan pa karena tidak ada komunikasi sebelumnya ke saya, ada juga dokumen akadnya masih yang lalu dan belum diperbaharui, apakah akadnya bisa diundurkan saja?” begitulah sipetugas bank itu menyampaikan kepada saya. Hemm alamak-alamak, bisa gagal kedua kalinya nih kalau gini, dan bisa saja akadnya jadi batal nih gerutu saya dalam hati. “Tapi bu saya sudah minta diagendakan seminggu sebelumnya agar saya bisa akad hari ini, masa masih belum diagendakan?, coba deh ibu koordinasikan kembali” pintaku ke ibu penyelia kredit yang menemuiku. “Oke pa kalau gitu tunggu saja dulu saya mau sholat dulu dan mempersiapkan dokumennya” demikian dia menyampaikan. Sambil menunggu tentu saja saya berharap pihak penjual terlambat datangnya, dan ya ampun akhirnya dia muncul dihadapan saya, dan setelah mengucapkan salam dia menanyakan apakah akadnya sudah siap. Hemm tentu saja saya jawab “Iya pak kita diminta menunggu dulu sebentar” tentu saja saya menyampaikan hal ini dengan perasaan was-was apakah benar akadnya bisa dilaksanakan atau tidak karena ternyata dari awal telah terjadi kesalahaan koordinasi diantara pihak perbankannya.

Namun akhirnya akad pun bisa dilaksanakan dengan menggunakan dokumen lama, dan saya diminta merubah tanggal akad sesuai dengan tanggal pelaksanaan akadnya dan dibubuhkan paraf. Alhamdulilah akhirnya akadpun selesai dilaksanakan.

Menilik kejadian tersebut yang saya alami, ternyata memang masalah koordinasi antara staf ini sering menjadi kendala yang dihadapi dalam memberikan pelayanan kepada konsumen, tak terkecuali ditempatku bekerjapun hal ini sering dialami.

Kalau saya amati dari kejadian-kejadian kesalahaan koordinasi hal ini disebabkan karena kekurang pedulian pegawai terhadap pemberian pelayanan yang sepenuh hati dan terkadang rasa ego yang tinggi dan merasa ingin dihargai menjadi salah satu factor lainnya yang menyebabkan pelaksanaan koordinasi seolah-olah dilakukan alakadarnya.

Salah satu hal yang penting dalam perbaikan manajemen SDM yaitu peningkatan mental karyawan untuk saling menghargai dan kekompakan team serta semangat bersama untuk memberikan pelayanan sepenuh hati harus menjadi perhatian bagi manajemen, karena hal ini ternyata tidak mudah dalam pelaksanaannya dan  harus ada perhatian dari pihak manajemen sehingga prilaku karyawan tersebut tetap bisa terkontrol.