Bagaimana Mengelola Persediaan Barang

Suatu hari ketika sedang asik lihat-lihat status teman di FB, tiba-tiba muncul inbok dari salah seorang rekan saya, "Kang bisa konsultasi gak?". Waduh dah kaya konsultan aja nih kayaknya hehehe. "Iya teh apa yang bisa saya bantu" begitulah kira-kira aku balas pesan inboxnya. "Begini kang, saya kebetulan mengelola persediaan barang, itemnya cukup banyak, kurang lebih ada seratus item barang, dan nilainya cukup besar, lebih dari 10 Milyar, saat ini dalam menghitung persediaan barang menggunakan estimasi untuk menghitung harga pokoknya, bagiamana ya bagusnya, punya tips gak untuk menghitung persediaan barangnya, biar saya bisa merencanakan apa yang bisa saya kerjakan", begitulah kira-kira inti permasalahan yang rekan saya hadapi.

Nah-nah ini dia masalahnya, sepintas saya berpikir keras apa yah yang bisa saya sarankan buat rekan saya itu supaya bisa membantu dia menyelesaikan permasalahannya.

Memang dalam pengelolaan persediaan barang itu susah-susah gampang, maksudnya begini memang ngitung persediaan itu gampan karena hanya mencatat barang sisa sebelumnya, ditambah dengan barang yang dibeli dan dikurangi barang yang dijual, sisanya ya persediaan akhir. Itulah kira-kira untuk menghitungnya. Namun untuk bisa menghasilkan angka yang valid tentu saja kita harus melakukan catatan yang rutin dan konsisten, karena jika tidak, maka konsekuensinya akan babak belur, belum lagi yang namanya fisik barang yang dijual yang ada di gudang merupakan barang yang dibutuhkan banyak orang, bukan hal yang tidak mungkin itu juga mengundang karyawan kita untuk melakukan kecurangan dengan melakukan penggelapan barang yang akan kita jual. Bayangkan kalau yang hilang itu satu barang dalam satu hari, dengan seratus item barang yang ada, berapa akumulasi kerugian yang bisa timbul atas kehilangan barang tersebut, belum lagi kalau ambilnya lebih dari satu barang, bisa tidak terbayangkan deh potensi kerugiannnya.

Untuk bisa mencatat barang sebanyak itu apalagi dengan tingkat perputaran yang tinggi tentu saja tidak mungkin kita hanya mengandalkan catatan manual, artinya jika barangnya cukup banyak dan tingkat perputarannya tinggi sebaiknya kita lakukan dulu pembenahan sistem pencatatannya, dan kalau bisa tidak ada salahnya kita membeli perangkat sistem agar kita bisa mencatat data secara akurat. Sebagai pembukaan itulah yang saya sampaikan kepada rekan saya itu.

"Masalahnya cukup kompleks kang karena saya harus mulai dari tengah-tengah kegiatan usaha yang sudah berjalan, bagaimana caranya yah biar saya bisa kontrol persediaan barangnya?" begitulah dia menimpali pembicaraan saya.

Saya pikir bener juga yah, kalau diawal mulai usaha kita sudah menyiapkan sistem mungkin tidak terlalu sulit untuk bisa mencatat mutasi barangnya, nah kalau sudah berjalan bagaimana?. Secepat mungkin saya berfikir supaya bisa memberikan saran yang tidak mengecewakan.

"Begini teh, walaupun sudah berjalan, menurut hemat saya tetap saja kita harus siapkan sitem untuk bisa mengontrol persediaan barang, lakukanlah penataan SDM dan metode pencatatannya, siapa yang bertanggungjawab untuk mencatat barang dan siapa yang bertanggunjawab terhadap fisik barangnnya, tetapkan itu dulu, lalu langkah selanjutnya kita bisa melakukan cut off persediaan berdasarkan catatan yang ada dulu, agar kedepan kita bisa kontrol catatannya. 

Nah kalau itu sudah kita lakukan maka untuk menguji kebenaran data persediaan kita bisa melakukan sampel untuk melakukan perhitungan barang (stock opname) terhadap beberapa barang saja dulu, kita bisa memilih yang perputarannya sangat tinggi, sedang dan rendah, dari situ kita bisa melihat apakah data yang ada apakah data sudah valid atau tidak, dan dari situ kita bisa kontrol apakah ada kemungkinan terjadi kebocoran barang akibat ulah-ulah nakal karyawan, kalau untuk stock opname ditengah tahun seperti ini tidak saya sarankan kalau ditengah tahun seperti ini, kalau bisa lakukan stock opname pada akhir periode pembukuan saja, karena untuk melakukan stock opname juga perlu waktu dan biaya" itulah beberapa yang sarankan.

Menurut pengalaman saya ada teknik lain untuk mengontrol persediaan barang jika itu pun terpaksa kita harus kita lakukan jika kita tidak bisa menghitung persediaan secara fisik setiap bulan, yang saya lakukan adalah dengan mengontrol Gross Profit Margin (GPM), karena gross profit margin sangat besar dipengaruhi oleh besar kecilnya nilai persediaan atau harga pokoknya, pada perusahaan yang sudah berjalan stabil biasanya nilai GPM ini relatif akan stabil, kalaupun harga jual naik dalam waktu  yang tidak akan lama biasanya diikuti dengan kenaikan biaya pembelian barang atau biaya produksi, sehingga GPM nya juga tidak akan berubah jauh, sehingga GPM dapat menjadi patokan untuk kita bisa kontrol nilai persediaan. Namun demikian tetap saja kalau pengen valid datanya ya minimal setahun sekali kita harus lakukan stock opname.

Satu hal yang penting lagi, ketika kita dihadapkan pada situasi untuk melakukan pembenahan, maka sebaiknya yang harus kita segera lakukan adalah lakukan pembenahan atau solusi kedepan agar kita bisa kontrol pekerjaan yang kita lakukan sesuai dengan track yang seharunya, janganlah kita terjebak dengan kondisi agar kita bisa membenahi hal yang telah lalu, karena ketika kita terjebak dititik itu maka, belum tentu kita bisa menyelesaikan perbaikannya dalam waktu segera, akibat lainnya pekerjaan dan solusi kedepan yang harus kita kerjakan terabaikan, yang pada akhirnya pembenahan yang lalu belum selesai, pekerjaan yang berjalan tetap amburadul, jadi sebaiknya utamakan dulu solusi agar kita bisa kuasai pekerjaan kedepan, setelah itu baru kita lakukan evaluasi pekerjaan yang telah lalu, maka kemungkinan berhasilnya akan semakin besar.

Begitulah saran yang bisa saya berikan terhadap rekan saya tersebut, mudah-mudahan  bermanfaat, any comment ?